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第一章 总 则
第一条 为加强学校网络安全和数据安全管理，进一步规范学校电子邮箱的使用，确保学校电子邮箱系统安全高效运行，营造良好的教学、科研、对外交流、管理和服务环境，根据《中华人民共和国网络安全法》《互联网信息服务管理办法》《互联网电子邮件服务管理办法》等有关法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 中原科技学院电子邮箱是学校为全体师生个人和校内各二级单位提供的公务电子邮箱。师生在教学、科研、管理、对外交流合作等事项中必须使用学校电子邮箱进行通信交流。
第三条 学校电子邮箱根据服务对象分为个人邮箱和单位邮箱，师生个人邮箱实行实名制管理，一般在入职或入学时自助开通；单位邮箱由学校二级单位根据实际工作需要通过一站式服务大厅线上申请，经校长办公室审核通过后由现代教育技术中心负责开通并提供后续技术服务与支持。
第二章 使用规范
第四条 各单位填报对外文件时一律使用学校邮件系统的邮箱（后缀为“@zykj.edu.cn”），禁止将公共邮箱或免费邮箱用于办公，已用于办公的公共或免费邮箱需更换为学校邮件系统的邮箱。
第五条 在公文或通知中使用电子邮箱收集工作信息时必 须使用单位邮箱，不得使用个人邮箱，且不得在单位邮箱设置自 动转存到个人邮箱。禁止使用国外软件或国外的电子邮件客户端 收发政务、公务邮件。
第六条 学校为师生每人提供一个邮箱，邮箱名为姓名全拼，师生需自主激活使用（登录企业微信-邮件,账号自动激活）。个人邮箱在学生毕业离校之日或教职工合同终止离岗之日自动注销。
第三章 管理要求
第七条 各单位负责人对单位邮箱负有管理主体责任，邮箱用途、邮箱使用人均需在邮箱注册开通时登记备案，不得使用公务邮箱从事非学校公务活动。
第八条 因工作调整，单位邮箱使用人发生变化时，应第一时间向校长办公室报备并及时修改邮箱密码。
第九条 单位邮箱应定期做好邮件清理和备份工作，至少每学期进行1次邮件归档与垃圾清理。
第十条 单位邮箱至少每学年应修改1次登录密码，密码强度应为高强度（8位及以上字符组合：含大小写字母、数字和特殊符号）。
第十一条 为避免因长期缺少正常维护而被盗用或发生其他安全事件。单位邮箱因机构调整或其他不再使用时，应及时报校长办公室审批通过后，由现代教育技术中心负责数据存档和账户注销。
第十二条 用户违反有关规定，有下列情形之一的，学校有权即时中断邮箱使用服务，终止该用户的邮箱使用权：
（一）利用网络故意传播不健康信息；
（二）违反信息安全保密条例造成失密；
（三）利用电子邮箱对他人进行攻击骚扰；
（四）盗用、破坏他人邮箱账号；
（五）利用电子邮箱进行商业广告活动或传播“垃圾邮件”；
（六）其他违反有关网络信息安全管理条例的行为。
第十三条 学校电子邮箱仅限符合规定的使用者本人或本单位使用，禁止用户将学校电子邮箱以任何形式转让给他人或其他单位使用。
第十四条 用户应妥善保管账号密码。如忘记密码，由本人持有效身份证件（单位用户持单位证明）到现代教育技术中心进行密码重置。
第十五条 为节约资源和正常收发邮件，用户应定期清理过期邮件，以确保电子邮箱的正常运行，同时应及时做好重要信息的备份。
第十六条 用户在邮箱使用中必须遵守国家有关法律、法规和学校有关规定，所传送的信息不得损害国家、学校和他人的利益，不得存储、传递或处理涉密信息和文件。给国家、学校或他人造成损失，用户要承担由此产生的全部责任。
第十七条 用户应自行承担由自身行为，包括但不限于账号转借、密码管理不当、弱密码被盗、重要信息未及时备份等导致的一切后果及损失。
第十八条 用户如发现任何非法使用账号或账号出现安全漏洞的情况，应立即报告学校现代教育技术中心。用户邮箱如收到垃圾邮件、钓鱼邮件等，可将邮件转发至学校电子邮箱系统的服务邮箱：service@zykj.edu.cn。现代教育技术中心将根据用户所举报的邮件信息，及时调整邮箱系统安全管理策略。
第四章 职能分工
第十九条 校长办公室是学校电子邮箱系统的业务管理机构，现代教育技术中心是学校电子邮箱系统的技术服务与支持部门，双方共同负责保障学校电子邮箱系统的正常运行。
第二十条 为保障用户个人信息和电子邮件内容的隐私权，任何部门不得向第三方提供用户个人信息，任何人不得在未经用户本人许可的情况下阅读其电子邮件内容。公安机关、检察机关或有关部门依照法律规定的程序需对电子邮箱通信内容进行检查时，应由分管网络安全与信息化工作的校领导批准后，现代教育技术中心配合执行。
第二十一条 电子邮箱系统运行过程中，因邮件服务器维护、升级或故障隐患排查等而需暂停服务的，现代教育技术中心应提前向用户公告，并做好有关应急预案。
第二十二条 为节约学校资源，现代教育技术中心可根据实际需要，调整优化用户邮箱存储空间的大小，并有权对规定期限内未激活或激活后未登录的闲置邮箱账号进行停用、注销和删除。
第五章 附则
第二十三条 本办法由校长办公室、现代教育技术中心负责解释。
第二十四条 本办法自发布之日起执行。
